Seguimos en pandemia y eso implica que trabajar desde casa se ha vuelto el pan de cada día. Sin embargo, surge una gran duda: ¿has podido sacar adelante tu trabajo, la casa, los hijos, atender tu relación de pareja y tener tiempo para ti?
Muchas personas están acostumbradas a que les digan dónde estar, a qué hora llegar y otras indicaciones sobre cómo gestionar el tiempo. Al trabajar en casa el escenario cambia y eres tú la persona directamente responsable de la gestión de actividades y de los resultados obtenidos.
Para hacer que el teletrabajo o el trabajo en casa sean efectivos, te presentamos a continuación algunos consejos para que tu productividad aumente.
1. Encuentra tu lugar de trabajo
Trabajar desde casa no significa realizar las actividades laborales desde la cama o en pijama. Por más cómo que suene, esta práctica es, en realidad, nociva para tu cuerpo y tu mente.
Lo primero que debes hacer si deseas ser productivo es encontrar un buen lugar en casa que te sirva de oficina y bañarte y vestirte por la mañana. Asegúrate de que tu espacio de trabajo tenga luz natural y sea lo más cómodo posible. Si no tienes una silla de oficina puedes usar algunos cojines para evitar lastimarte la espalda.
2. Antes de iniciar las actividades te aconsejamos planificarlas
Javier Abeleira Carrasco aconseja en su artículo, 10 estrategias para aumentar la productividad personal,[1] planificar tus objetivos de la semana en 4 días, dejar un día de la semana para gestiones personales y descansar el fin de semana.
De esta manera Abeleira recomienda trabajar en bloques de tiempo en el día. Para cada día aconseja planificar 4 horas de trabajo para un total de 16 horas a la semana.
En este nuevo escenario de trabajo en casa, Abeleira comenta que no es realista decir que se cuenta con 8 horas diarias, ya que en algún momento del día se tendrá que salir a hacer alguna compra, cocinar, poner a funcionar la lavadora, recoger la ropa, atender una llamada de teléfono familiar, entre otros aspectos.
En principio, una persona promedio tiene sólo con 4 horas o incluso menos. Si después ves que tienes más tiempo para trabajar (porque no eres tú el que cocina), mejor.
Para esas 16 horas planificadas es necesario que organices la carga de trabajo. Es fundamental establecer una fecha límite o de vencimiento a cada una de las tareas y proyectos. De esta manera aprovecharás el tiempo al máximo, al no dilatar las tareas.
Durante las 16 horas de trabajo recomendadas olvídate de mirar las redes sociales. Nada puede alterar este tiempo de trabajo, pues es el momento en donde concentras toda tu energía y creatividad. Evita todo lo que te aleje de tu foco. Por ejemplo:
Teléfono: Estás en casa y tienes más libertad para hacer llamadas personales en cualquier momento. Procura llamar a tu amigo fuera del tiempo asignado al trabajo. No utilices el bloque de llamadas laborales para las llamadas personales.
Redes sociales: Si no tienes que atender llamadas, es mejor dejar tu teléfono lejos de ti (preferiblemente en otra habitación). Asegúrate de silenciar las notificaciones de tus equipos para no distraerte.
Correo electrónico: Es un gran distractor. Mirar el correo cada cinco minutos interrumpe las tareas. Si debes revisar tu correo con frecuencia, dedica momentos específicos del día para ello, por ejemplo: después de desayunar y antes de almorzar.
Compras online: Olvídate de Netflix, EBay y Amazon durante tu período de trabajo (si te distraen demasiado estas plataformas, busca un bloqueador de anuncios que evite que veas ese par de zapatos que estás que te compras y que Google te muestra cada cinco minutos).
Tareas domésticas: Evita que interrumpan tu trabajo al dedicarles un tiempo específico. Por ejemplo, has las compras del día siguiente por la tarde del día anterior y la limpieza antes de empezar a trabajar.
Si aplicas la técnica Pomodoro, de la cual hablaremos más adelante, puedes aprovechar los descansos largos para colgar la ropa, limpiar algunas habitaciones de la casa, entre otras actividades (además, las pausas en las que te mueves son las más recomendadas porque permiten a tu cerebro descansar).
Trata de preparar tus comidas la noche anterior. No pierdas tiempo valioso preparando la comida del día. Cocinar de antemano te garantiza tiempo para disfrutar de la comida y evita que malgastes energía en tareas que no se relacionan con tu trabajo.
Es recomendable que mantengas tu escritorio libre de todo lo que no esté relacionado con la tarea que estás realizando, durante el tiempo en el que la estás desarrollando. Si quitas todas las posibles distracciones te será más fácil concentrarte en lo que debes hacer.
Para la planificación también debes tener en cuenta una lista de tareas pendientes. Haz una revisión diaria de la lista de tareas pendientes para ajustar la programación, si fuera necesario y realiza una revisión semanal para incorporar nuevos proyectos y tareas.
3. Manos a la Obra
Divide las tareas en acciones
Una tarea se puede descomponer en varias acciones. Una vez tengas divididas las tareas en acciones, el siguiente paso es almacenarlo todo en una única lista.
Esa lista central va a contener todo el trabajo pendiente: ideas, proyectos, tareas o acciones que no estén finalizadas o que vayan surgiendo a lo largo del día. La cabeza la necesitas para desarrollar tu creatividad, no para almacenar; además, evitas el riesgo de olvidar pequeñas tareas que son importantes.
Si quieres aprovechar al máximo tus períodos de mayor productividad, guarda las tareas más difíciles para cuando sepas que tendrás la cabeza en ellas al 100%. Usa los períodos de menos motivación para completar las actividades más fáciles. Un buen truco es realizar la tarea más difícil primero. Cuando la termines, todo lo que sigue te parecerá más sencillo y estarás más motivado.
Gestiona las acciones pendientes
La lista de tareas puedes gestionarla en función del criterio de cada una. En este punto es bueno preguntarte si la labor a realizar requiere una acción por tu parte o no y dado el caso, delegar.
Ten en cuenta que a veces tendrás que hacer cosas que involucran a otras personas; trata de darles prioridad a esas tareas como muestra de respeto hacia ellas y su tiempo.
La música correcta es clave para mantenerte productivo, especialmente en tiempos de aislamiento social
Los sonidos minimalistas son ideales para trabajar en tareas analíticas.
Para tareas como la lluvia de ideas, es mejor utilizar un playlist con más ritmo y tener mucha estimulación visual.
Las mejores listas de música son aquellas que acompañan la energía de cada proyecto en el que trabajas.
Si lo que vas a hacer requiere de toda tu concentración, piensa en quitar la música al realizar esa tarea. Será menos divertida pero más eficiente, pues tu cerebro pierde capacidad de concentrarse entre más estímulos reciba (especialmente si te encanta la canción).
Trabaja por objetivos y no por horas para mejorar tu productividad personal
Siguiendo la recomendación de Abeleira de dividir las tareas en acciones, él aconseja establecer las acciones más importantes.
Sobre este aspecto Paul Graham en el ensayo Maker’s Schedule, Manager’s Schedule [2] del 2009 hace una distinción sobre las tareas fabricante (la persona que hace o crea algo) y las tareas de gestor (la persona que supervisa).
El tiempo del fabricante exige grandes bloques de tiempo (bloques de 4 horas). Es el tiempo común entre las personas que requieren cierta creatividad o períodos largos de concentración, como los programadores y escritores. El tiempo del gestor se contabiliza por bloques más pequeños.
Su recomendación es que seas fabricante (trabajos creativos) por la mañana y gestor por la tarde (lo que decíamos de empezar con lo difícil primero).
Pon en práctica la técnica Pomodoro
Esta técnica consiste en fijar períodos de 25 minutos de concentración con descansos de cinco minutos entre ellos. Después de tres periodos, el descanso será de 15 minutos.
Es una técnica sencilla y potente. Si lo deseas puedes fijar otros lapsos de concentración. De esta manera sentirás tu día más dinámico, productivo y enfocado.
Recuerda realizar pausas activas cada dos horas o cada que lo requieras. Actívate, tu cuerpo lo agradecerá.
Recurre a la tecnología para mantenerte conectado
Trabajar desde casa puede ayudarte a centrarte en tu trabajo en el corto plazo, pero también puede hacerte sentir desconectado de lo que sucede en la oficina. Las apps de mensajes y las herramientas de videoconferencias pueden ayudarte a mantener la comunicación con tus compañeros de trabajo cuando lo requieras.
Establece una hora para finalizar la jornada diaria
Es importante que establezcas una hora determinada para finalizar tus actividades diarias. Puede ocurrir que te compenetres mucho con una tarea y termines perdiendo la noción del tiempo.
Puedes programar una alarma que señalice el fin de tu día laboral. No tienes que dejar de trabajar en ese preciso instante, pero saber que el día de trabajo técnicamente terminó puede ayudarte a comenzar a prepararte para dar por terminada la jornada.
Trabajar desde casa se ha convertido en una norma para muchos empleados, al menos por ahora, pero hacerlo bien es importante para mantener un trabajo de calidad. Esperamos que estos consejos te ayuden a gestionar tu tiempo de manera adecuada y aumentar tu productividad.
¡Por favor! En estos tiempos de Pandemia recuerda seguir todas las recomendaciones de protección y prevención del Covid -19 como el lavado frecuente de manos con agua y jabón, cumplir con el aislamiento preventivo y usar permanente el tapabocas cuando requieras salir de tu casa por motivos de fuerza mayor.
Ten en cuenta que en el teletrabajo es más importante cumplir con los objetivos, que hacer un número determinado de horas: calidad vs cantidad ¡Esa es la clave!